Профиль должности (или Job Description) — один из востребованных HR-инструментов, который позволяет описать и структурировать требования к должности. В том или ином виде этот инструмент использует множество компаний различных отраслей: начиная с производственной сферы и заканчивая IT.

Методологи, HR и бизнес-руководители создают системное описание требований к позициям всех уровней исполнения и управления, а также меняющимся и не зависящим от иерархии позициям — например, описывая требования к ролям в проектной деятельности. В своей практике мы часто сталкиваемся с запросом на разработку профиля должности. Однако прояснив запрос, видим, что его специфика не ограничивается различием в функциях или в организационной структуре. Каждый заказчик может преследовать совершенно разные цели, для которых этот инструмент создается.

И в этой статье мы хотим ответить на самые распространенные вопросы, связанные с профилем должности: что это, для чего он создается, как может выглядеть и как применяется на практике.

Профиль должности — это документ, который описывает и структурирует требования к сотрудникам, объединяя в себе различные критерии. Ими могут быть:

• формальные требования (образование, стаж, опыт работы);
• критерии ценности должности (миссия, сложность решаемых задач, уровень ответственности, самостоятельность при принятии решений);
• набор компетенций, требуемых для данной должности (корпоративных, профессиональных, управленческих).

Ранее мы говорили о том, что целей создания профиля должности может быть несколько, от чего будет зависеть, какой вид этого инструмента подойдет лучше всего. Но, глобально, цель профиля должности — упростить и систематизировать процессы подбора, оценки, обучения, мотивации и развития работников (в том числе, управление карьерой).

Сформированный профиль должности — это подспорье в решении бизнес-задач. Он способствует оптимизации организационной структуры, повышению прозрачности управления развитием работника и HR-процессов в целом, систематизации затрат на персонал (например, при внедрении грейдов в компании).

В стандартный набор информации, отражаемой в профиле, может входить:

• описание должности в структуре иерархии должностей (руководитель, наличие и количество подчиненных);
• бизнес-процесс (в котором задействована должность);
• ключевые задачи должности (от трех до пяти основных или определяющих должность);
• зоны ответственности и/или ключевые КПЭ;
• формальные требования (образование, требуемый опыт работы, дополнительная квалификация и пр.).

Профиль должности — как HR-инструмент — описывает и структурирует требования к человеку на определенной позиции. Но наполнение профиля, конкретный набор требований, зависит от целей, для которых он разрабатывается. Мы выделяем профиль для целей грейдирования и профиль для целей развития.

Оба профиля будут объединять разделы, касающиеся общей информации о должности: название, принадлежность к конкретному подразделению, ключевые задачи и функционал должности и пр.

Профиль для целей развития (рис. 1) разрабатывается для оценки и развития персонала, построения карьерных маршрутов. В его основе будет лежать два блока: стандартный набор формальных требований к должности и профиль компетенций (корпоративных, профессиональных, управленческих).

Составляющими профиля компетенций будут:

• блоки компетенций;
• перечень компетенций внутри каждого блока;
• шкала развития — целевой уровень владения компетенции для конкретной должности.

Мы рекомендуем сосредоточиться на ключевых критериях, которые позволят различить должности между собой. Количество критериев для включения в профиль будет зависеть от количества HR-процессов, в которых предполагается его использовать. Тем не менее, оптимально брать от трех до пяти, максимум — семь критериев, каждый из которых направлен на решение конкретной задачи в рамках HR-процесса и является строго обязательным.

Если компания видит необходимость как во внедрении прозрачной (единой) политики мотивации, основанной на системе грейдов, так и в развитии персонала (понимании уровней профессионального развития работника и построении карьерных треков на их основе), может быть разработан единый профиль должности, решающий эти задачи комплексно.

Придерживайтесь следующих стандартных шагов:

1. Определите цели разработки профиля должности и контур его использования — HR-процессы, в которых он будет задействован.
2. Разработайте критерии для описания профиля исходя из целей, а также видения бизнес-заказчика.
3. Сформируйте шаблон профиля.
4. Определите источники информации для формирования требований к должностям (должностные инструкции, заявки на подбор и (или) интервью с руководителями, ключевыми экспертами должности).
5. Проведите сбор и анализ информации о требованиях к должности в том виде, как они фактически представлены в компании (as is).
6. Сформируйте профиль с учетом полученных данных.
7. Проведите финальное согласование с бизнес-заказчиком, а также с руководителями данной должности. При необходимости дополните текущий профиль целевыми характеристиками (to be).

Профиль должности — универсальный инструмент. Его можно использовать в процессе подбора персонала, в качестве основы для разработки инструментов оценки или для планирования развития работников организации. Формирование профиля должности может оказаться трудозатратным процессом — особенно если на момент его создания нет четко прописанных требований к функционалу и ключевым задачам должности, а также областям экспертизы и основным компетенциям.

Тем не менее, профилирование в совокупности с другими инструментами позволяет решить важные бизнес-задачи: оптимизировать организационную структуру, помочь в систематизации затрат на персонал, задать единые правила во взаимодействии «компания-сотрудник», показать текущую ситуацию по персоналу и стать основой для внедрения изменений.